La función de usuario determina si un cambio en los datos principales provoca una revisión. Por ejemplo, si la función de usuario le permite añadir o editar datos, pero no aprobar cambios, cuando guarde registros editados o fusionados, la acción provocará un proceso de revisión.

Los procesos de revisión contienen actividades de usuarios. Una actividad de usuarios es el punto del proceso de revisión en el que este requiere la participación humana. Cuando una instancia de un proceso de revisión llega a una actividad de usuarios, el proceso de revisión envía una notificación de tarea. Los directores empresariales y los gestores de datos reciben notificaciones de tareas en sus bandejas de entrada de tareas.